1.Для участия студентов и аспирантов на конференциях, семинарах и других мероприятиях, связанных с уставной деятельностью, необходимо получить официальное приглашение от учреждения, организующего данное мероприятие (приглашение должно быть отпечатано на официальном бланке учреждения на имя ректора УлГТУ, подписано проректором и скреплено печатью).
2.Данное приглашение необходимо согласовать с начальником отдела научно- исследовательской работы студентов (каб. 521 гл.учеб.корпуса, Почкайло Наталья Анатольевна) с целью установления необходимости и целесообразности поездки и ее соответствия плановым показателям.
3.На сайте университета в разделе «Управление экономики и финансов» (Сайт УлГТУ – Подразделения – Административные – Управление экономики и финансов – Документы - /main/view/article/11477) ознакомиться с Положением «О порядке оформления направления в поездку обучающихся».
4.В приложении к Положению на сайте университета (в том же разделе) необходимо скачать бланк «ПРЕДСТАВЛЕНИЕ в приказ» для дальнейшего его оформления. Обучающемуся необходимо указать сведения: ФИО, факультет, группа, место назначения (город и наименование организации), срок поездки (дата отправления и дата приезда), цель, основание (тематика мероприятия в соответствии с приглашением) и представить в Управление экономики и финансов ((УЭиФ), каб.204 гл.учеб.корп. Антонина Сергеевна) для дальнейшего оформления. К ПРЕДСТАВЛЕНИЮ в приказ приложить оригинал приглашения на участие в конференции или олимпиаде.
5.В течение двух календарных дней экономист УЭиФ регистрирует ПРЕДСТАВЛЕНИЕ в приказ, согласовывает у проректора, гл.бухгалтера, начальника УЭиФ, начальника отдела НИР студентов и передает в общий отдел.
6.В течение одного календарного дня общий отдел готовит проект приказа о направлении в поездку.
7.После подписания приказа обучающийся получает в общем отделе НАПРАВЛЕНИЕ (командировочное удостоверение), которое необходимо взять с собой в поездку для отметки о прибытии и выбытии из пункта назначения.
8.По возвращении из поездки обучающимся в общем отделе университета предоставляется НАПРАВЛЕНИЕ для отметки о прибытии в университет.
9.С целью подтверждения произведенных расходов заполняется авансовый отчет (бланк документа находится в бухгалтерии каб.226 гл.уч.корпуса Юлия Николаевна) с приложением оправдательных документов: направление, транспортные документы (железнодорожные билеты, билеты на автобус и др.), чеки, квитанции о найме жилого помещения (размеры компенсации фактических расходов указаны в разделе 3 Положения).
10.В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм к возмещению расходов. Напоминаем, компенсация расходов будет производиться только при предоставлении оригинала официального приглашения. Согласно п.4.2. Положения возмещение расходов по поездке на конференцию и олимпиаду производятся по факту ее совершения.
11.Расходы связанные с компенсацией оргвзноса, компенсируются только при наличии договора, акта выполненных работ или оказанных услуг, счета – фактуры. Данные документы должны быть заполнены от имени заказчика – федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Ульяновский государственный технический университет».